1. Créez votre événement

Ajoutez votre événement en cliquant sur le bouton "Ajouter" depuis le tableau de bord général puis renseignez les informations demandées.

Vous pourrez revenir à tout moment dans cette fenêtre de modification en cliquant sur le petit crayon en haut à droite de la boîte "Informations".

Rendez-vous ensuite dans l'onglet Gestion des inscriptions pour configurer les inscriptions.

Vous pourrez alors configurer :

  • Le métrage et le mode de carte ;

  • Les tarifs ;

  • Les modes de règlement acceptés ;

  • La date d'ouverture des inscription et les session privées ;

  • Le règlement de votre événement.

2. Choisissez un mode de réservation

Dans la boîte "Métrage et carte", vous allez configurer la façon dont vous souhaitez gérer vos réservations. Celui-ci pourra évoluer au cours du temps.

Vous avez ensuite le choix entre 3 modes :  SANS CARTE, CARTE PRIVÉE ou CARTE PUBLIQUE.

  • MODE SANS CARTE

Vous n'avez pas de carte et vous placez vos exposants le jour J à l'arrivée, par choix ou obligation ?

Sélectionnez l'option "Sans carte", indiquez la largeur et la profondeur des emplacements que vous souhaitez vendre, puis précisez la quantité d'unités réservables. Vos exposants réserveront via un simple formulaire en indiquant la quantité d'emplacements qu'ils souhaitent.

  • MODE CARTE PRIVÉE

Vous préférez placer vos exposants ? Pas de problème, nous avons développé pour vous un mode qui vous permet de garder la main sur les placements.

Vous dessinez votre plan, celui-ci reste privé, vous êtes le seul à y avoir accès. Vos exposants réservent via un simple formulaire en précisant la quantité d'emplacements souhaitée. Ils ont la possibilité de vous laisser un commentaire. 

Ils reçoivent une confirmation de réservation qui leur indique qu'ils seront notifiés de leur placement lorsque vous les aurez placés.

Vous placez ensuite vos exposants en un clic, quand bon vous semble :

  • au fil des réservations ;

  • en une seule fois au moment de votre choix : exemple la veille de la manifestation.

  • MODE CARTE PUBLIQUE

Vous voulez vraiment gagner du temps et vous simplifier la vie ? Avec ce mode vous n'avez plus à vous soucier du placement !

GAIN DE TEMPS & CONFORT !

Le mode carte publique permet d'afficher votre carte d'emplacements sur la page de réservation. Vos exposants peuvent ainsi visualiser, choisir et payer leur emplacement directement depuis chez eux. 

3. Dessinez votre plan (ou pas)

Le dessin du plan n'est pas obligatoire pour l'activation de votre événement.

Si vous avez l'intention d'utiliser une carte (privée ou publique), vous devrez dessiner votre plan, cependant si votre métrage n'est pas encore prêt, vous pouvez tout à fait activer votre événement sans dessiner la carte, puis la dessiner quand vous serez prêt. Ainsi, vous pourrez déjà commencer à gérer votre événement, rentrer des pré-réservations ou même proposer à vos habitués de réserver en ligne via des sessions privées que vous placerez une fois votre carte dessinée.

Pour ceux qui préfèrent dessiner leur plan avant l'activation, nous vous conseillons d'explorer ce petit tutoriel :

4. Indiquez vos tarifs

Pour la configuration des tarifs rendez-vous dans la boîte "Tarifs" en bas à droite.

Sélectionnez les profils acceptés dans votre manifestation et indiquez les tarifs pour chacun d'entre eux.

Si vous avez un tarif résident, précisez la restriction géographique (ex : habitants du quartier, de la ville, etc.)

Vous pouvez également configurer un minimum et un maximum réservables.

Enfin, ajoutez les options table ou véhicule si nécessaire. Si l'option est gratuite, indiquez 0€.

5. Sélectionnez un ou plusieurs modes de règlement pour vos exposants

Pour les inscriptions en ligne vous avez la possibilité de proposer 2 modes de règlement :

  • Paiement par chèque : indiquez l'ordre et l'adresse pour le chèque.

Depuis votre espace organisateur vous pouvez également enregistrer des règlement par espèces.

6. Programmez l'ouverture des inscriptions en ligne

Pour ce faire, allez dans la boîte "Ouverture des inscriptions en ligne".

Indiquez la date de début de l'accès public. Une date de fin a été définie par défaut la veille de la manifestation, mais vous pouvez la modifier si vous le souhaitez.

Vous pouvez également créer des sessions privées pour vos habitués ou pour une catégorie d'exposants. Ces derniers pourront réserver de façon anticipée grâce au code d'accès que vous aurez défini. Vous pourrez créer des sessions à tout moment avant l'ouverture officielle.

7. Ajoutez votre règlement

Le règlement de la manifestation est un document important car il vous protège en cas de litige avec un exposant.
Le règlement sera accessible sur votre page de réservation et sera à nouveau présenté à l'exposant lors de la validation de sa commande : au moment de valdier sa demande de réservation, il lui sera demandé de confirmer qu'il en a bien pris connaissance.

Pour ajouter le règlement, rendez-vous dans le bloc "Documents" en cliquant sur le bouton bleu avec le [+].

8. Demandez l'activation

Une fois que vous avez bien réalisé toutes les étapes, cliquez sur "Demander l'activation" en haut à droite (bouton bleu ou bouton gris).

Vous devrez ensuite sélectionner un mode de règlement et fournir les informations demandées. Vous n'aurez plus qu'à cliquer sur Payer et demander l'activation.

Votre événement sera alors en attente d'activation par notre équipe, qui va vérifier que toutes les informations fournies sont cohérentes. 

L'activation peut intervenir dans l'heure (hors week-end et jours fériés) si la configuration est cohérente et que toutes les informations fournies sont valides.

Vous serez notifié quand votre événement sera activé.

9. Partagez le lien de réservation !

Une fois votre événement activé, vous pouvez commencer à partager votre lien de réservation sur votre site et vos réseaux sociaux. Il est situé en haut à droite du tableau de bord de votre événement.

  • Pour le copier, cliquez sur le pictogramme situé à droite du lien.

  • Pour accéder la page de réservation de l'événement, cliquez sur l'oeil.


Votre événement sera automatique publié sur notre agenda partenaire Brocabrac. Si vous aviez déjà une annonce elle sera automatiquement mise à jour dans les 24/48h. Si vous n'en aviez pas, l'annonce sera créée.

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